Als mit Abstand gängigstes Dateiformat für Druckdateien, egal ob für den Offset- oder Digitaldruck, hat sich das PDF-Format durchgesetzt. Es bietet dabei einige konkrete Vorteile, die es so beliebt machen. Zum einen bleiben Layout, Bilder und Schriften genauso erhalten, wie Sie sie erstellt und zusammengestellt haben. Zum anderen können durch das weit verbreitete PDF-Format auch andere Betrachter, mit einem einfachen PDF-Reader wie z. B. Acrobat, diese Dateien auf Smartphone, Tablet und PC ansehen. Damit ist das PDF-Format als leicht zugänglich und stabil das beliebteste Format für die Erstellung von Druckdateien. Ein Druck aus einer Microsoft Office Datei heraus, wie z. B. Word unterstützt das CMYK-Farbspektrum nicht und wird nur in RGB dargestellt. Dadurch können Differenzen zwischen der Bildschirmausgabe und dem Druck entstehen. Zudem kann es passieren, dass Formatierungen nicht korrekt dargestellt werden und es kann zu Textverschiebungen kommen. Daher empfehlen wir stets das PDF-Format zur Anlage einer Druckdatei.